Ako byť dochvíľna?

To, že začínate pravidelne meškať dokonca aj na veľmi dôležité a pre vás významné stretnutia (na pracovnú poradu, svadbu synovca) vás upozorňuje na to, že máte zlú a neefektívnu organizáciu celého dňa či dokonca týždňa a mesiaca. Tu už sa treba zamyslieť nad tým, ako vaše zlozvyky zmeniť. Ako na to?

1/ Rozdeľte svoje ciele na krátkodobé a dlhodobé, na osobné a profesionálne. Zamyslite sa nad tým, ktoré ciele sú reálne, zvládnuteľné a ktoré ciele sú aj vzhľadom na vaše predpoklady a danosti momentálne nereálne. Buďte realistky a nesnažte sa v istom čase dosiahnuť viac, ako je možné. Nepúšťajte sa do projektov, o ktorých tušíte, že ich nedovediete do úspešného konca.

2/ Rozdeľte si úlohy do troch kategórií A, B, C.
A - naliehavé a veľmi dôležité úlohy (týkajúce sa napr. pracovného rozvoja). Snažte sa každý deň vybaviť aj niekoľko úloh typu A, zároveň ich počas dňa prehodnocujte, pretože priority sa môžu meniť
B - úlohy, ktoré sú buď dôležité, alebo naliehavé. Nie oboje naraz, predstavujú väčšinu vašej práce a mali by ste im venovať viac času z pracovného dňa (ľahko sa stane, že zabijeme veľa času čítaním pošty na úkor úloh s vyššou prioritou).
C - rutinné úlohy, ktoré nie sú ani dôležité, ani naliehavé. Treba ich vykonať vtedy, keď na ne nezvýši čas, resp. delegovať ich na iných (napr. písanie pravidelných správ, nákup na syna, upratovanie či žehlenie na dcéru, odviesť deti do školy na manžela). Delegované úlohy však musia mať stanovené reálne a presné termíny a spôsoby odmeny.
Rozdelenie času z hľadiska troch kategórií úloh: 60 % času venovať úlohám A, 25 % času úlohám B, 15 % úlohám C.

3/ Plánujte si povinnosti pomocou diára. Vyberte si diár, ktorý sa vám páči, a teda ho budete rada používať. Majte pri ňom vždy pero na zaznačenie informácií a dátumov. Na označenie kategórie úloh použite farebný kód dôležitosti.

4/ Náročné úlohy si naplánujte na čas, keď krivka vašej výkonnosti dosahuje vrchol. Ak ste ranný typ, zadeľte si väčšinu úloh typu A na ráno a doobedie, ak ste nočný typ, nechajte si úlohy typu A na neskoré dopoludnie alebo popoludnie.

5/ Cestou do práce si premyslite, čo chcete cez deň urobiť. Z hľadiska času pre vás neefektívne úlohy delegujte na iných. Každý deň si naplánujte istý čas na zamyslenie, premýšľanie.

6/ Každý deň urobte aspoň jednu vec, ktorá vás poteší a urobí šťastnejšou.