Super tipy, ako všetko stíhať a pritom sa nezblázniť

Prehrabali sme sa desiatimi kilogramami motivačnej literatúry a zistili sme, že s čistou hlavou, so slúchadlami na ušiach, s nalepovacími lístočkami a premakanou kontrolou mailovej schránky budeme v práci prakticky nezastaviteľné. Tak po prvé:

Pípaním. Málokto dokáže odolať pípaniu mobilného telefónu a nečekovať, aj keď sa to práve nehodí. Roztržité mašinky by si mali deaktivovať posielanie esemesiek o doručených e-mailoch.

Poštou. Zmyslom otvárania elektronickej pošty nie je pohodlne sa usadiť a prečítať si niečo zaujímavé, e-mail je otázka, na ktorú niekto očakáva odpoveď. Pomôžu len činy. Prečítať, odpovedať, odstrániť. Neotvárať desaťkrát tie isté dvere (správy), nemeditovať nad skrytými posolstvami.

Experiment: Dokážete napísať e-mail, ktorému nechýba hlava, päta a nie je to viac ako božských päť viet? Bomba. Venujte pätnásť minút zrušeniu newsleterov, ktoré vám chodia celé mesiace a už vás aj tak nezaujímajú – avíza o novinkách v internetových obchodoch, ktorých sortiment už pre vás nie je aktuálny, či informácií, čo je nové v diskusii, ktorú už nesledujete.

Skúste zredukovať množstvo prichádzajúcej pošty. Čím menej pošlete, tým menej dostanete. Ak pošlete informáciu kolegovi a ešte piatim ďalším, ktorých sa záležitosť okrajovo týka, môžete očakávať šesť nových správ. Prinajhoršom šesť nových rozhovorov. Telefonát šetrí čas a fantáziu, ktorú niektoré z nás zapájajú pri formulovaní dokonalého, vtipného, nie príliš strohého, ale zrozumiteľného, unikátneho e-mailu. Nič nie je staršie ako včerajšie noviny a včerajší e-mail. A dvadsať minút odpláva do večnosti, ani sa nenazdáte.

Nie je dobrý nápad otvárať si schránku vtedy, keď nemáte ani päť minút na vyriešenie e-mailov. Iba čo nimi zamestnáte hlavu. Z rovnakých dôvodov tam nenazerajte tesne predtým, ako sa uložíte do postele. Trikrát a dosť. Takmer nepredstaviteľné až kacírske, ale boli aj časy, keď sme si schránku kontrolovali raz za týždeň v internetovej kaviarni a prežili sme to. Skúste vojsť do mailu najviac trikrát denne, vyriešiť, čo sa dá a medzitým nenakúkať a nehypnotizovať doručenú poštu.

Nestíhajúce a utrápené sa necítime preto, že nám toho naváľali príliš, ale z toho, že sme samy so sebou uzavreli príliš veľa dohôd.

Návštevami. Neplatí univerzálne, ale keď sa zakaždým a celým srdcom budete venovať každému kolegovi, ktorý zaklope na dvere, budete skutočnú prácu dokončovať večer. Alebo cez víkend. Nechutné. Ako bariéra chrániaca mašinku pred otravujúcim svetom fungujú slúchadlá, hoci aj bez hudby, alebo si zaveste na dvere hotelovú ceduľku „nerušiť“ a v telefóne si zapnite odkazovač.

Lenka: „Šéf nariadil, aby sme si na kanceláriách pootvárali dvere. Po prvé som od tých čias nikdy nevedela, kedy sa mi zjaví za chrbtom práve vo chvíli, keď si do počítača sťahujem online menštruačný či ovulačný kalendár alebo niečo podobne užitočné, a po druhé som sa cestou ku kopírke často pristavila medzi dverami kolegov, oprela sa o zárubňu a prehodila zopár slov. Plus-mínus mi cesta tam a naspäť zabrala dvadsať minút. Osobne som za zavreté dvere.“

Pracujete so slovom, štylizujete, formulujete? Aj my. Ale ak by sme pri tom nemali „podmaz“, cítili by sme sa niekedy ako väzenkyne na Sibíri, odsúdené na nútené práce. Zistilo sa však, že ľuďom, ktorí hľadajú správne slová, často prekáža hudba s textom. Nemusíte sa preto utiekať k ezoterickému šumeniu mora a ku krákaniu čajok, osvedčili sa skôr soundtracky najmä s prevahou inštrumentálnej hudby. Povedzme hudba k filmu Kuky se vrací. Film je pre deti, ale hudba najmä pre mašinky!

Nehnevajte sa, že sa opakujeme: Pracujete so slovami? Keď dospejete do štádia, že už asi naozaj nemáte čo povedať a cítite sa ako po lobotómii, vašu kreativitu môže opäť priviesť k životu experiment spisovateľ ky (a exmanželky režiséra Martina Scorseseho) Julie Cameron. Čo teda robiť, ak ste sa predávkovali slovami? Skúste prežiť týždeň bez večerného čítania, Googla, Wikipedie, Facebooku, Twittera, bez písmeniek. Ak vás už len myšlienka na takéto zverstvo nahnevala, tak nechceme nič hovoriť, ale...

„Keď raz príde deň a ja budem výtvory svojich detí položené na pracovnom stole pokladať za hlúposti a neporiadok, vezmite niekto moju klávesnicu a tresnite mi ňou po hlave,“ vraví veľmi správne neznámy bloger. Niektorej suveníry na stole neprekážajú, iná neznesie ani kalendár. My môžeme len odporučiť malý rituál. Keď sa vám podarí niečo dokončiť, odbremeňte svoj stôl od dokumentov, ktoré už nepotrebujete, symbolicky alebo aj naozaj utrite pracovnú dosku. Za odmenu a pre zmenu, ako bodku za projektom. Alebo si slávnostne zmeňte vzhľad obrazovky. Ale nikdy, naozaj nikdy sa nerozšupnite natoľ ko, aby ste vysávali odrobinky z klávesnice. Neosvedčilo sa. Experiment: Všetko, čo nie je pripevnené káblom, odpracte zo stola. Len tie veci, ktoré počas týždňa vezmete do rúk viackrát, majú právo vrátiť sa naň.

Ruky preč, to je môj čas! Zbavte sa (spolu so mnou) pocitu, že každú knihu, článok, do ktorého ste sa pustili, treba dočítať už len kvôli pocitu, že by sa to patrilo. Rovnaké pravidlo platí pre nevydarené muzikály a televízne fi lmy s Arnoldom S., ktoré pozeráte často len preto, že každú chvíľu končia a aj tak neviete, kto práve leží na ovládači. Neváhajte si spomenúť na všetky pretrpené kultúrne zážitky, ktoré nezachránilo ani to, že vám k nim dali 3D okuliare. Psychohygiena je však prepotrebná. Sme fakt tie posledné, ktoré by ohŕňali nos nad príležitostným umŕtvením duše pri telenovele alebo pri Farmároch hľadajúcich ženu. Pretože najmä posledne menovaný produkt funguje v spoločnosti dobrých priateľov a s kvalitným vínom v pohári ako hromadná psychohygiena. Čím dlhšie si bude farmár hľadať ženu, tým lepšie.

Kauza koncentrácia. Stavíme sa, že počas čítania tohto článku vám myseľ zablúdila do krajiny, ktorá s našou témou nemá absolútne ničspoločné. Čo z toho vyplýva? Že ste průměrná ženská. :-) Nielen ženské, všetci to robia. Je to tak, lebo máme v hlave pootvárané ďalšie zásuvky a z nich vyskakujú veci, s ktorými si nevieme poradiť. Nepretržite, najmä vtedy, keď sa pokúšame sústredene pracovať. Dnes sa na mňa poštárka mračila preto, že mi už pol roka nefunguje zvonček na vchodových dverách. Cítila som sa ako chudera. Ach, ja úbohá! Myšlienka príde, vyruší a odíde. Jediné, čo sa dá robiť, je vstať, napísať na lístoček: Zavolaj niekoho na ten zvonček, tri výkričníky a budete sa cítiť ako žena činu. Najmä ak to ráno naozaj zariadite.

A sme pri tom, ako použijeme lístočky – zoznamy úloh, vďaka ktorým nikdy nemusíme pozerať do stropu, aby sme si spomenuli, čo sme to len chceli... Počas dňa sa vynorí niekoľ ko páuz dlhších ako dve minúty, ale zase príliš krátkych na to, aby ste sa púšťali do niečoho zložitého. Čakanie na poradu, napríklad. Je ten správny čas mrknúť sa na nástenku a niečoho sa zbaviť. Napríklad článku, ktorý si musíte prečítať. Môžete si prepísať telefónne čísla, ktoré sa povaľujú na papierikoch po stole, pozakladať vizitky, objednať sa k zubárovi. Jednoducho, uzatvorte niečo otvorené.

Mimochodom, pootvárané zásuvky vo vašej hlave a obavy z nich vyplývajúce sú veľmi dobrým znamením. Ste bystrá, citlivá a tvorivá a to vás zrejme núti premýšľať vo vzorci: To dievča by malo ísť k psychológovi, nič iné jej nepomôže. Musím zavolať jej matke. Tá sa zase naštve. Ale ja to aj tak musím urobiť. Ách, jo! Jedinou možnosťou je zavolať matke hneď v rámci učiteľskej cti a debordelizácie vlastnej hlavy.

Dokonalá mašinka nie je ani jedna z nás, ale tomu, kto sníva viac, než sa pokladá za praktické, očakáva viac, než sa pokladá za možné a riskuje viac, než je bezpečné, chýbajú k excelentnosti už len centimetre. Ani jednu z troch vecí, ktoré sme spomenuli, však robiť nebudete, ak vás práca alebo preukrutne nebaví, alebo cítite, že nemá perspektívu. Diana: „Zo začiatku to bolo fajn. Ale v posledných mesiacoch ste išli na polovičný plyn,“ povedala mi šéfka, keď som defi nitívne opúšťala jednu potápajúcu sa loď. Mala pravdu. Po dvoch rokoch už nebolo o čom snívať, už vôbec prečo riskovať a očakávala som už len to, že mi včas prídu peniaze na účet, aby som mohla zaplatiť nájomné. Mala som povedať niečo múdre. Napríklad: Milá pani, vylievať vodu z deravej lode odoberá energiu potrebnú na veslovanie (a mohla som byť voľná do piatich minút). Pravda je, že som tam už dávno nemala čo hľadať.“ Zadívajte sa teda na svoju kancelársku stoličku, najlepšie dnes, a premýšľajte, či si na nej dokážete predstaviť samu seba aj o rok. Páči sa vám táto vízia? Cítite nevôľu, paniku, alebo si vravíte: všade dobre, tu mi bude najlepšie?

„Všetko, čo sa dá urobiť do dvoch minúť, urobte hneď.“ (David Allen, Getting things done – pozn. red.) Ak si správa vyžaduje, aby ste si ju len preleteli a odpísali áno/nie, urobte to hneď. Rovnako to urobte s katalógom, ktorý vám podstrčí kolegyňa. Očami preletieť, či je v ňom niečo zaujímavé, a katalóg vrátiť alebo sa ho zbaviť inak. Snažíme sa o koncovky – chceme, aby sme veci zavŕšili, a snažíme sa o to viac, ak sme osoba řídící, čiže na druhej strane čaká niekto, kto naše ánonie potrebuje, aby sa mohol pohnúť z miesta. Ak záležitosť môže trvať dlhšie, popremýšľajme, komu ju hodiť na krk. Nič nekalé za tým nehľadajme. Možno je toto záležitosť pre iné oddelenie, na tamto sa treba spýtať šéfa a na toto potrebujete rozhodnutie fi nančného oddelenia. Lopta je teda na druhej strane ihriska a zvlášť spoľahlivá osôbka si vykonanie zadanej úlohy aj odsleduje. Vytvorte si v softvérovom plánovači zložku V procese aj s dátumom zadania a výhovorky „tak na také sa nepamätám, nič si mi nehovorila“ už počúvať nebudete. Na dne koša, ktorý sme prebrali, ostane kopa otvorených vecí, ktoré už fakt musíte urobiť sama teraz, zajtra, v sobotu alebo v máji. Hoďte si ich do zoznamu podľa priorít alebo stupňa horľavosti a šup s nimi na nástenku alebo do počítača.

Nešťastné, nestíhajúce a utrápené sa necítime preto, že nám toho naváľali príliš mnoho – práce je zásadne a vždy nad hlavu, ale z toho, že sme samy so sebou uzavreli príliš mnoho dohôd. Keď ich nedodržíme, kazí nám to náladu. Záleží nám na veciach, ktoré nie vždy môžeme ovplyvniť. Keby všetci pochopili, že to myslím dobre... Keby sa dievčatku od susedov konečne polepšilo... Táto kopa kníh sa tu nemusela váľať, keby tu bolo zopár políc. Čo sa týka police, zapíšte si to na lístoček a s tými prvými dvoma nemôžete fakt urobiť nič iné, len: znížiť nároky, okresať očakávania. Je to revolučné, ale niekedy je 90 percent dosť. Na to si treba spomenúť zakaždým, keď budete (zbytočne) dumať, či by ste prezentáciu, na ktorej práve pracujete, nemali radšej vyhodiť von oknom, pretože nie je práve dychberúca. Čo vy viete? Možno pre niekoho to bude najlepšia prezentácia, akú kedy držal v rukách.

• Sú povolania, v ktorých netreba premýšľať, čo urobiť ako prvé a druhé, pretože je to dané. Zazvoní školský zvonček, vojde prvý klient, vo dverách sa ukáže hlava vrchnej sestry a ide sa na vizitu. A potom sú také, pri ktorých je užitočné poznačiť si prioritu na nasledujúce ráno. Vraj to šetrí čas. • Ešte raz. Nezabite svoj deň odpovedaním na všetky e-maily. Buď chcete byť milá, populárna a komunikatívna, alebo chcete mať všetko urobené.

• Na rannom blúdení po obľúbených stránkach nie je nič neproduktívne. Ak je to rýchle a ak pri tom nereagujete na články, blogy, nepreposielate zaujímavé linky priateľom.

• Odháňajte rozptyľujúce, zbytočné myšlienky. Nie gumeným kladivkom! Naozaj pomáha, keď si tú dotieravú vec napíšete na lístoček.

• Napíšte si nákupný lístoček, že si treba kúpiť veľa farebných lístočkov. Nežartujeme. :-)